A cada ação (processo judicial) distribuída, uma anotação é feita nos registros dos ofícios distribuidores, de modo que possam ser informadas a quem interessar por meio de certidões expedidas por estes órgãos. Estas anotações somente são excluídas quando os processos se encerram e são arquivados.

As anotações em ofício distribuidor permanecem enquanto estiver em curso o processo a que se referem. Assim, as certidões apontam a existência das ações e/ou débitos (quando se tratar, por exemplo de Dívida Ativa) enquanto pendentes de decisão definitiva, baixa e arquivamento os processos anotados.

É importante acompanhar o andamento dos processos, preferencialmente com assistência de um advogado, de modo a proceder à adequada defesa perante a Fazenda, assim como agilizar a baixa nos mesmos, e exclusão dos apontamentos das certidões dos distribuidores.

É possível ainda requer que os trâmites sejam acelerados quando se tratar de pessoa idosa, com mais de 60 anos, em razão da prioridade de tramitação do idoso por força da lei 10.471/2003 (Estatuto do Idoso), em esfera administrativa e judicial.

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